KLACHTENREGELING PHYSIS

1. Wie kan een klacht indienen?

Iedere gebruiker van Physis-ruimtes of -diensten (zoals leden, huurders of deelnemers aan
activiteiten) kan een klacht indienen over:
– De dienstverlening of communicatie door Physis
– De staat of beschikbaarheid van de gehuurde ruimtes
– Het gedrag van andere gebruikers of medewerkers
– Administratieve of technische kwesties (zoals boekingsproblemen)

2. Indienen van een klacht

Een klacht kan op de volgende manieren worden ingediend:
– Per e-mail: info@physis-spaces.com
– Schriftelijk: Physis, Molenstraat 38, 2018 Antwerpen
– Mondeling: Tijdens een gesprek met één van de oprichters of via een vooraf geplande
telefonische afspraak
Vermeld bij je klacht:
– Je volledige naam en contactgegevens
– Een duidelijke omschrijving van de klacht
– Datum, tijd en locatie (indien van toepassing)
– Eventuele relevante bijlagen of screenshots

3. Behandeling van de klacht

Na ontvangst van de klacht ontvang je binnen 5 werkdagen een bevestiging van ontvangst. We
streven ernaar om de klacht binnen 10 werkdagen inhoudelijk te behandelen.
– Indien nodig nemen we telefonisch of schriftelijk contact op voor aanvullende informatie
– Je ontvangt altijd een gemotiveerd antwoord op je klacht
– In sommige gevallen kunnen we voorstellen om in gesprek te gaan (bijvoorbeeld bij geschillen
tussen gebruikers)

4. Vertrouwelijkheid

Alle klachten worden vertrouwelijk behandeld. Alleen personen die betrokken zijn bij de afhandeling van de klacht hebben inzage in de informatie.

5. Niet tevreden met de afhandeling?

Indien je niet tevreden bent met onze reactie of oplossing, kun je dit aan ons laten weten. We zullen dan een tweede beoordeling doen, eventueel met inschakeling van een externe adviseur
of mediator.