PRIVACYREGELING

Laatste update: juli 2025
 
Bij Physis hechten wij veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In dit privacybeleid leggen wij uit hoe wij jouw gegevens verzamelen, gebruiken, opslaan en beveiligen in het kader van onze dienstverlening: het aanbieden van serene en professioneel ingerichte werk- en praktijkruimtes te huur per uur of dagdeel voor leden van Physis.

1. Wie zijn wij?

Physis is een initiatief van Jeffrey en Anne-Sophie Damen, gevestigd aan de Molenstraat 38, 2018 Antwerpen. Wij bieden werk- en praktijkruimtes aan voor professionals zoals therapeuten, coaches en zelfstandigen.
 
Contactgegevens:

2. Welke gegevens verzamelen wij?

Bij het gebruik van onze diensten kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:
  • Voornaam, achternaam
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer
  • Bedrijfsnaam of praktijkgegevens
  • Facturatiegegevens (adres, btw-nummer, bankrekeningnummer)
  • Gebruiksgegevens van het boekingssysteem (reserveringen, lidmaatschappen, voorkeuren)
  • IP-adres, browserinformatie en apparaatgegevens (via cookies)

3. Waarom verzamelen wij jouw gegevens?

Wij gebruiken jouw gegevens voor de volgende doeleinden:
  • Het aanmaken van een gebruikersprofiel binnen het boekingssysteem
  • Het verwerken van boekingen en betalingen
  • Het aanbieden van klantenservice
  • Het verzenden van administratieve e-mails en serviceberichten
  • Het verbeteren van onze dienstverlening en gebruikerservaring
  • Het voldoen aan wettelijke verplichtingen (zoals boekhouding)

4. Op welke grondslagen verwerken wij jouw gegevens?

Wij verwerken jouw gegevens op basis van:
  • Uitvoering van de overeenkomst (bijvoorbeeld jouw lidmaatschap en boekingen)
  • Wettelijke verplichting (zoals fiscale verplichtingen)
  • Toestemming (bij gebruik van opt-in nieuwsbrieven of marketing)
  • Gerechtvaardigd belang (zoals het verbeteren van onze dienstverlening)

5. Met wie delen wij jouw gegevens?

Wij delen jouw gegevens alleen met:
  • Onze softwarepartner(s) voor boekingen en toegangsbeheer 
  • Onze boekhouder of administratief dienstverlener
  • IT-dienstverleners voor hosting en onderhoud
  • Wettelijke instanties indien verplicht
Wij sluiten met deze partijen een verwerkersovereenkomst af waarin zij zich verplichten tot vertrouwelijke en veilige omgang met jouw gegevens.

6. Hoelang bewaren wij jouw gegevens?

Wij bewaren jouw gegevens niet langer dan noodzakelijk:
  • Facturatie- en boekhoudgegevens: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht)
  • Gebruiksgegevens: max. 2 jaar na je laatste login
  • E-mailcommunicatie: max. 2 jaar na afmelding

7. Jouw rechten

  • Inzage te vragen in je persoonsgegevens
  • Je gegevens te laten corrigeren of verwijderen
  • Je toestemming in te trekken voor marketing
  • Bezwaar te maken tegen verwerking
  • Een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit
Je kunt hiervoor contact opnemen via info@physis-spaces.com.

8. Cookies

Onze website en boekingssysteem maken gebruik van functionele cookies en analytische tools (zoals Google Analytics) om je gebruikerservaring te verbeteren. Je kunt je voorkeuren altijd aanpassen via de cookie-instellingen van je browser.

9. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beschermen, waaronder versleuteling, toegangsbeheer en beveiligde opslag.

10. Wijzigingen

PHYSIS behoudt zich het recht voor om dit privacybeleid te wijzigen. De meest recente versie is altijd beschikbaar via onze website. Bij belangrijke wijzigingen word je per e-mail geïnformeerd.